Toekomstbestendige bedrijfsvoering
De afgelopen jaren is veel bezuinigd op de ambtelijke organisatie. In het coalitieakkoord 2022-2026 is gekozen de nog openstaande bezuinigingsopgave in de organisatie te schrappen en te kiezen voor noodzakelijke investeringen op gebied van de digitalisering: digitale veiligheid en noodzakelijke vervanging van apparatuur en software. Hiermee beogen we onze dienstverlening op peil te houden en mee te gaan met de digitalisering van de samenleving. Tegelijkertijd willen we een toegankelijke overheid zijn voor iedereen en werken we aan nieuwe vormen van dienstverlening.
Ook op een aantal andere gebieden werken we aan toekomstbestendige en effectieve bedrijfsvoering: op gebied van medezeggenschap, het verbeteren van de interne beheersing, innovatie van financiën en inkoop.
We behandelen in deze paragraaf tenslotte nog over twee andere (verplichte) onderwerpen: subsidieverwerving en rechtmatigheid.
Digitale transformatie
Invulling geven aan en investeren in de Groninger Digitale Ambitie is cruciaal voor de gemeente om goed, veilig en levensvatbaar te opereren de komende decennia èn om te voldoen aan de eisen die de maatschappij ons tegenwoordig stelt. Met regelmaat wordt in de publieke sector de vergelijking getrokken met dijken en waterbeheer: cruciaal om droge voeten te houden en klimaat-adaptief te handelen. Zo is het ook met het investeren in Digitalisering en ICT. Zonder hier stevig op te investeren komt de continuïteit van de dienstverlening aan burgers en ondernemers in gevaar en ontstaan cyber-risico’s. Want de dagelijkse uitvoering van ons werk en dienstverlening is met de dag meer afhankelijk van een beschikbaar en kwalitatief hoogstaande digitale overheid en het fundament hieronder, te weten de kern ICT-applicaties van de gemeente Groningen. Investeren in digitale dienstverlening is bovendien hard nodig om onze veelvoorkomende diensten tegen lagere kosten en een grotere tevredenheid van de inwoner af te handelen.
De Groninger Digitale Ambitie is geen lijst met ICT-projecten, maar een ambitie en de principes waarmee we onze digitale gemeente willen inrichten. Het is geen routekaart, maar een kompas. Dit kompas is noodzakelijk ook om binnen de organisatie prioriteiten te stellen om met beperkte middelen de juiste acties en veranderingen te kunnen doorvoeren en te besluiten over eventuele bijstellingen (als gevolg van de snelle veranderingen).
Deze Groninger Digitale Ambitie is dus extern, naar de inwoners gericht, maar heeft ook grote interne gevolgen voor het gehele digitale landschap van de gemeente, de budgetten, onze medewerkers, onze organisatie en onze werkwijze.
Publieke dienstverlening
Onze inwoners ziet één gemeente en wil dit ook zo ervaren. We moeten daarom de inwoner en samenleving centraal stellen in onze dienstverlening. Dit kan via een digitale persoonlijke omgeving (Mijn Groningen) waar de inwoner of ondernemer zijn/haar dienstverlening kan ontvangen, regie voert op gegevens en zicht heeft op de afhandeling van verzoeken. Hiermee luisteren we actief naar onze inwoners, aangezien zij vanuit recente onderzoeken aangeven beter inzicht te willen in hun lopende zaken bij de gemeente en specifiek erg graag op de hoogte gehouden willen worden van de status hiervan.
Ook stelt MijnGroningen ons in staat om te kunnen voldoen aan de eisen die nieuwe wetgeving aan ons stelt, zoals de Wet Open Overheid en de Wet elektronische publicaties. Daar waar veel contacten zijn met de gemeenten verwachten wij grote meerwaarde.
Onze samenleving is steeds sneller en complexer geworden en vormt vaak een obstakel om zaken zelf regelen. Voor de groep inwoners die moeite heeft op digitaal niveau mee te komen of bij complexe vragen, ontstaat als gevolg van de digitalisering ruimte om (persoonlijk) maatwerk te kunnen bieden. Hiervoor hebben wij medewerkers nodig bij de publieksbalies die breed zijn opgeleid zodat ze de inclusieve dienstverlening kunnen bieden die nodig is.
Resultaten 2023
- MijnGroningen live met een beperkt aantal dienstverleningsprocessen
Outsourcing ICT
De outsourcing van de ICT gaat in 2022 een nieuwe fase in. De modernisering van de ICT-voorzieningen (van nieuwe pc’s, de overgang naar Windows 10 tot en met de vervanging van de ICT-systemen) is dan afgerond. Daarnaast heeft de consolidatie van de IT-dienstverlening door de leverancier zijn beslag gekregen. De opgedane ervaringen en daarbij gevraagde externe oordelen leiden tot een te heroverwegen strategie ten aanzien van de outsourcing voor de korte en langere termijn. Overwogen wordt in 2022 extern belegde IT-taken die nu een adequate innovatie en informatieveiligheid bemoeilijken, van de leverancier weer over te nemen.
Gezien de ontwikkelingen in de markt en de ervaringen die de gemeente momenteel opdoet met het outsourcen, wordt in 2022 definitief vastgesteld welke IT-diensten bij de huidige IT-leverancier worden herbevestigd en welke worden aanbesteed, dan wel in eigen beheer worden genomen. Deze ontwikkelingen vragen in 2023 ook aanpassingen in de ICT-organisatie van de gemeente.
Inkoop
We dragen vanuit ons inkoopbeleid bij aan de groei van de gemeente door het versterken van de regionale economie en door te werken aan de thema’s duurzaam inkopen, sociaal inkopen en innovatief inkopen. Dit noemen wij Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI). In 2023 gaan we het landelijke MVI convenant implementeren binnen het inkoopbeleid en de organisatie.
Daarnaast zetten we meer in op samenwerking met marktpartijen om aanbestedingen en contracten samen vorm te geven. Dit doen we door het organiseren van marktdagen, het publiceren van de aanbestedingskalender en externe focus in het categoriemanagement, waardoor we mede de effecten van de veranderende economie vroegtijdig kunnen signaleren. De economie zal veranderen doordat de beschikbaarheid van grondstoffen, mensen en middelen een steeds beperkendere factor is. De prijseffecten hiervan verwachten we terugzien in nieuwe contracten.
In onze interne organisatie kijken we naar oplossingen als automatisering en robotisering om repeterende werkzaamheden efficiënter uit te voeren.
Visie op control – Three lines
De afgelopen jaren hebben we ons interne beheerssysteem verstevigd met behulp van de inzet van de “Three lines”. Deze visie is een antwoord op de snelle ontwikkelingen in het openbaar bestuur en de complexiteit van opgaven, waardoor sterke regie en bewaking van samenhang steeds belangrijker wordt.
We zien dat de uitvoering van de visie op control zijn vruchten afwerpt en we steeds beter zicht en grip hebben op de soms complexe financiële vraagstukken waar onze gemeente voor staat. Belangrijk is dat we scherp blijven op de opgaven waar we als gemeente voor staan en mogelijkheden om deze met een goed afgewogen risico te kunnen realiseren.
Resultaten 2023
Voor 2023 ligt het accent op:
- Verder verstevigen van de interne beheersing in de 1 e lijn (de verschillende vakdirecties);
- Verder verstevigen van de control op verbonden partijen.
Innovatie in administratievoering
De financiële administratie is een basisingrediënt voor een soepel lopende bedrijfsvoering. Dit fundament is belangrijk om gemeentelijke doelstellingen te realiseren en vraagt een klimaat van continue verbetering en professionalisering. Voor de ontwikkelingen in de administratie kijken we enerzijds naar de ontwikkelingen om ons heen, maar ook naar de informatie- en gebruikersbehoeften intern. De komende jaren verwachten we dat mogelijkheden op het gebied van robotisering, data-analyse en kunstmatige intelligentie een steeds belangrijker aandeel gaan innemen binnen onze administratieve werkprocessen.
Resultaten 2023
Voor 2023 ligt het accent op:
- Met behulp van data-analyse en visualisatie een verdere ontwikkelslag maken in onze voortgangsrapportages;
- Het treffen van voorbereidingen op de implementatie van een nieuw financieel systeem.
Subsidie verwerving
De gemeente Groningen is succesvol in Europese fondsenverwerving en deelname aan Europese projecten. Het samenwerken in Europa is voor de gemeente en de regio belangrijk. Door deelname aan Europese samenwerkingsprojecten werken we aan het realiseren van onze gemeentelijke ambities en tegelijkertijd ook aan oplossingen die internationaal van belang zijn.
De gemeentelijke organisatie kent een decentrale aanpak, dat wil zeggen dat EU fondsenverwerving op verschillende plekken in de gemeentelijke organisatie plaatsvindt. De projecten waar Groningen aan deelneemt zijn bij verschillende beleidsvelden ondergebracht. Coördinatie geschiedt via Internationale Zaken bij de Concernstaf, onder meer door het periodieke ‘rondje Europa’. Ook is er vanuit de Concernstaf gerichte aandacht voor internationale lobby.
De expertise rond het financieel- administratieve beheer van Europese projecten is belegd bij het SSC in het “Team EU subsidies”, sinds april 2022 een vast onderdeel in de gemeentelijke organisatie. De bedoeling is dat alle Europese projecten qua financieel-administratief beheer bij dit “Team EU subsidies” worden ondergebracht om de kennis te bundelen rondom de verantwoordingssystematiek en de specifieke regelgeving. Het team adviseert verder bij het budgetteren van nieuwe projectvoorstellen.
Voor diverse EU fondsen is een nieuwe programma periode gestart met nieuwe mogelijkheden voor deelname aan subsidieprojecten (denk onder meer aan het North Sea Region Programma, North West Europe programme en Interreg Europe). We kijken actief naar ontwikkelkansen om onze gemeentelijke ambities te koppelen aan EU fondsen. Wat opvalt in Groningen is dat we een sterk netwerk in Europa hebben opgebouwd (met een reeks aan projecten in verschillende regelingen), veel projecten verwerven we vanuit het door ons zelf opgebouwde netwerk (we zien dit met name bij de beleidsterreinen: energie, waterstof, klimaatadaptatie, circulariteit, mobiliteit en voedsel).
Resultaten 2023
- Gemeentelijke ambities blijven we ondersteunen door actief vanuit ons netwerk te zoeken naar Europese projectkansen en Europese fondsen.
- We richten ons op verdere uitbreiding van ons Europese netwerk
- Uitbreiding van het Team Europa bij het SSC met 1 fte – zodat alle EU projecten (bestaande en nieuwe) daar financieel-administratief beheerd kunnen worden.
Medezeggenschap
In 2022 is een nieuw geactualiseerd convenant medezeggenschap ondertekend door bestuurder en Ondernemingsraad. In 2023 ontwikkelen we door naar een moderne vorm van medezeggenschap. Met nadruk op de dialoog. We vereenvoudigen door onderwerpen zoveel mogelijk op één tafel of in de onderdeelcommissie te bespreken. Voor de besluitvormingsprocessen organisatieverandering wordt onderzocht waar vereenvoudigde procedures met behoud van medezeggenschap mogelijk zijn.
Resultaten 2023
- Werkbare werkwijze wijze waarbij onderwerpen zoveel mogelijk op één tafel worden besproken.
- Onderzoek vereenvoudiging procedures organisatieverandering met behoud van medezeggenschap.
Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf 2023 dient elke gemeente, vanaf boekjaar 2022, een eigen rechtmatigheidsverantwoording te overleggen. Financiële rechtmatigheid is niet nieuw, maar het is wel nieuw dat niet de accountant, maar het college van B&W deze verklaring geeft. In 2021 en 2022 hebben we gewerkt aan gemeentebrede bewustwording en dossiervereisten, inclusief een update van het beleid inzake misbruik en oneigenlijk gebruik (een te toetsen onderdeel bij de rechtmatigheidsverantwoording). Dit proces wordt afgerond en daarmee wordt het afleggen van de verklaring onderdeel van de Planning & Control cyclus van de gemeente. De directies dragen gedurende het jaar zorg voor aantoonbare controles op hun processen vanuit het rechtmatigheidsperspectief zodat zij in staat zijn hierover een onderbouwde verklaring af te leggen. In het controleprogramma over het boekjaar 2022 van team Auditing zijn de rechtmatigheidstoetsen geïntegreerd.